パソコンだけじゃない!事務職へ転職するための有利な資格とスキル

パソコンだけじゃない!事務職へ転職するための有利な資格とスキル
Hillyne / Pixabay

パソコンに向かって軽やかにキーボードを叩く姿…そんな知的なイメージのある事務職へ憧れている人は多いのではないでしょうか?中には「事務職に就くために資格を取りたい!」と考える人や「事務の経験や資格が無いから」と諦める人もいるかもしれません。
実際、どのような経験と資格があれば事務職として働けるのでしょう。
そして、事務職に必要なスキルとは?そんな憧れの事務職へ転職するために有利な資格やスキル、転職成功のコツについて紹介します。

そもそも事務ってどんな仕事?

「事務職」と日常ではよく聞くけれど、実際にどんな仕事なのか具体的に説明できる人はいるでしょうか?

事務職にもっとも求められることは、日々の決まった仕事を正確に手早く処理していくことけれど、その仕事内容は想像以上に広く多岐に渡っています。
その仕事内容の幅広さから、総称して「一般事務」と呼ばれています。

事務職は縁の下の力持ち!職場によってさまざま

事務職は、事業を行う上で非常に重要な部門。
たとえば、事務が潤滑に回っていないと事業そのものに支障が出るくらい重要な役割を担っています。たとえるなら「縁の下の力持ち」。

仕事内容は職場によってさまざまで、パソコンを使った集計や資料作成が主業務である場合もあれば、受付や電話応対を主業務としている会社もあります。一括りに出来ないところが事務職の面白さでもあり難しさでもあるのですね。

パソコンを使って書類作成

事務職にとって外せない仕事のひとつに、パソコンを使った書類作成があります。
書類作成は、ビジネス文書や会議資料、届出用書類まで、さまざま。
ルーチンワークであれば、会社で決まったフォーマットが準備されていることが多いようです。

ファイリング、データ集計、庶務

日々の業務で処理済みの書類やデータは増えていく一方。
そのような書類をファイリングしたり、データを集計し整理したりすることも事務職の仕事です。
また、備品の管理や購入のような庶務的役割も担っています。

電話応対、来客応対

顧客や取引先からの電話応対や来客応対も事務職の大切な仕事です。
特に、支店や営業所勤務の事務職の場合は、事務を担当している人員が多くないため、日々多くの電話や来客に対応する必要があります。

事務職に必要なスキルって?

一般的に事務職の仕事内容は、非常に幅広く業務量も膨大。
会社によっては非常に忙しいポジションです。
そのような事務職にとって必要なスキルは幅広く、バランスのよいオールマイティーな能力が必要とされています。

エクセル・ワードなどのパソコンスキル

事務職にとってパソコンスキルは必須。
最低でもエクセルやワードのようなオフィス系のソフトは使いこなせるようになっておきましょう。
パワーポイントや、アクセス入力までできるとなお良いでしょう。

手際のよい事務処理能力

複数の仕事を同時に進めることが多い事務職なので、それぞれの仕事に対して手際よく処理する能力が求められます。
仕事を計画的に進めるための「段取り力」も必要です。

印象の良いビジネスマナー

電話や来客応対は、その会社の顔といっても過言ではありません。
そこで、事務職へ求められるのは、窓口として相応しい電話応対やビジネスマナーです。
電話や来客応対の善し悪しは、会社そのものの評価に繋がることもあります。

気配りとコミュニケーション能力

サポートする立場でもある事務職は、周囲を気遣える「気配り」と、潤滑な意思疎通を図るための「コミュニケーション能力」が重視されます。
周囲との意思疎通が無ければ、事務職としての仕事は成立しないこともあります。

マルチタスクに対応できる柔軟性

事務職の仕事は多岐に渡ります。
場合によっては、仕事の手を止めて電話に出たり、あらたな指示を受けたり、同時に複数の仕事を進めることもあるでしょう。
そのようなときも、冷静に対応できる柔軟性も必要なスキルのひとつです。

事務職へ転職するために!有利な資格

事務職への転職を考えている人のために、持っていると有利な資格があります。
事務職への転職に向けて資格を取得することで、就労への意欲が評価されるでしょう。
そんな事務職に有利な資格について紹介します。

マイクロソフト認定資格

「マイクロソフト認定資格」は、マイクロソフト社が認定しているオフィス製品(ワード、エクセル、パワーポイント、アクセス)のレベルを証明する資格です。
ワードとエクセルについては、それぞれスペシャリストレベル(一般)とエキスパートレベル(上級)があります。
より高いレベルの資格を取得することで、パソコンスキルをアピールすることが出来ますよ。

秘書検定

事務職にとってビジネスマナーは必須です。
秘書検定を持っていることで、必要なビジネスマナーは心得ていると評価されます。
コストパフォーマンスの良い2級以上を目指し、一定レベルのマナーを保持し実践できることを証明しましょう。

簿記検定

事務職の仕事に、簡単な経理が含まれていることがあります。
そのような場合、簿記検定を持っていると有利です。
代表的なものに、「日本商工会議所主催簿記検定試験」があります。実務に業務に活かすのであれば、2級以上を取得しておいた方が良いでしょう。

資格に頼らないことも必要!

事務職へ転職するために有利な資格はありますが、必ず必要な資格はありません。
資格に頼りすぎて「資格を取得したから大丈夫!」ではなく、協調性やストレス耐性、責任感のようなヒューマンスキルや実践力が必要であることを忘れないようにしましょう。

事務職へ転職するために

事務職の仕事は多彩で、ひとつに括られる仕事内容ではありません。
そのぶん、アピールできるポイントもたくさんある、と考えることができます。
たとえば、接客力や段取り力、パソコンの入力スピードなど、ひとつは自分自身にフィットしたスキルがあるのではないでしょうか。
このことから、事務職の経験が無くても「未経験でもチャンスがある職種」と言うことができます。
事務職への転職に向けて、アピールできるスキルをひとつでも多く見つけ、自信を持ってチャレンジしてください。

 

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