どう書くべき?退職願の書き方と覚えておきたいマナー

どう書くべき?退職願の書き方と覚えておきたいマナー

退職を決意したら、会社に退職願を提出する必要がありますよね。
今までお世話になった会社に失礼がないようにするには、どうすればよいのでしょうか。
円満退職のためにも知っておきたい、退職届のマナーと書き方について紹介します。

退職願とは

会社を退職する場合には、退職願が必要です。
特に、転職など自己都合で退職する場合には、退職願が求められることになるでしょう。
一言、「辞めたい」と上司に言っても辞められないわけではありませんが、一般には退職願を提出した上で退職の手続きをとるのが通例です。

退職届、辞表との違い

退職願と似た言葉として、「退職届」「辞表」があります。
まず、退職願とは、文字通り、会社に雇用契約の解約を「願い出る」書類です。
そのため、厳密にいうと、会社が承諾しない限り、退職することはできません。

一方、「退職届」の場合は、「やめます!」という意思表示としてはたらくため、提出した時点で退職となります。
退職届は、提出後には撤回できないのも特徴のひとつです。

一般に、自己都合で退職する場合には「退職願」、会社都合の退職の場合は「退職届」とすることが多いようです。
なお、辞表は、役員や公務員が使用するものであり、一般社員が使用することはまずありません。

会社を辞める際に退職願は必須

退職を申し出る場合、上司に直接退職を申し出るだけでも、退職出来ないわけではありません。
口頭で申し出た場合でも、法律上の問題はないからです。

ただし、口頭での約束より、書面にして残しておくほうが後々のトラブルを避けられるでしょう。
企業によっては、就業規則に退職願を提出するよう記載があることもありますので、確認してみてくださいね。

まずは上司に退職の相談を

退職を決めたらすぐ、退職願を会社に提出してもよいかというと、そうでもありません。
まずは、直属の上司に相談しましょう。
「今後のことでご相談があるので、お時間いただけないでしょうか」などとワンクッションおいて、直属の上司にアポイントを取ってください。
もし、退職理由が直属の上司である場合でも、他の上司にアポイントを取るのはNG。
話しにくいことではありますが、マナー違反となり、より一層気まずい思いをすることになります。

退職の申し出をし、承諾してもらえたら、上司と相談の上で退職日を決めます。
一般には、退職したい日の1~3ヶ月前に申告するのがマナーです。
業務の忙しさや引き留められることも考慮して、十分に余裕をもって行動しましょう。

退職願を作成する上でのポイント

退職を希望する旨を申告する退職願。
何を書くかは明らかではありますが、言い回しなどいくつかのポイントがあります。
まずは本文の書き方からみてみましょう。

一般的な「退職願」の例


退職願

私事、
この度、一身上の都合により、来る平成○○年△月□日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

退職願に書くことは、言ってみればこれだけです。
これに、提出日・署名・あて名などを追記し、提出します。

なお、退職願は、縦書き・横書きどちらでもよいですが、A4サイズの便箋に縦書きで作成するのが一般的です。
縦書きの場合は、例のように表題、本文と続き、提出日、署名、あて名の順で記載します。
横書きの場合は、提出日や署名を書く箇所が異なりますので、注意しましょう。
また、企業によっては、既に書式がある場合もありますので、その場合は会社の指示に従ってください。

表題はほぼ中央に

まず、表題として、「退職願」と一行目のほぼ中央に記載します。
縦書きの場合でも、行の中央にくるように書いてください。
先述したように、縦書きと横書きでは、文書の流れが異なります。
一般的に縦書きで書くことが多いので、これから先は縦書きで記載する場合の項目順に沿って、お話ししていきましょう。

書き出しは「私事」ではじめる

本文は、「私事」あるいは「私儀」で書き始めます。
「わたくしごとですが……」という意味があり、これから記すことに対し、ワンクッションおく意味合いを持ちます。
「私事」は、行の一番下に記載するのがポイントです。横書きであれば、右詰で記載しましょう。

退職理由

退職願では、退職理由を明確にする必要はありません。
例文で示したように、「一身上の都合により」という書き方にします。
人間関係、待遇の不満など明確な理由がある場合でも、「一身上の都合」とするのがマナーです。

退職日

退職願には、「来る平成○○年△月□日をもって」と退職日を記載します。
退職日とは、上司と相談した際に決めた日付です。
もし、退職日について交渉中というのであれば、今一度上司に確認をとってから作成すると、円滑に事を進めることができますよ。
なお、退職日の記載には、和暦(平成○○年)を使用するのが一般的です。

文末

退職願は契約の解除を「お願いする」書類です。
そのため、本文の末尾は、「~退職致したく、ここにお願い申し上げます」と締めくくります。
上司にすでに相談しているので、「平成○○年△月□日をもって、退職致します。」という書き方でもよいように思えますが、退職願の本来の意味とずれてしまうので、好ましくありません。
「退職致します」という書き方は、退職届で用いるようにしましょう。

提出日および署名、捺印

例:
平成○○年□月△日
総務部 総務課
氏名

縦書きの場合は、本文の後に続いて提出日と所属、氏名を記載し、捺印します。
文を結んだら、一行開けて、上の方から提出日を記入します。
改行し、自分の所属と氏名を、行の下の方に明記しましょう。

氏名のあとには捺印します。
認印で結構ですので、シャチハタ(朱肉のいらないタイプ)以外を使用するのがマナーです。

あて名

例:
株式会社○○
代表取締役社長 △△ △△殿

縦書きでは、最後にあて名を記します。
あて名は、勤務先企業の代表です。
会社の正式名称はもちろんのこと、トップの肩書(「代表取締役社長」など)も企業によって違います。
間違いがないように注意しましょう。あて名は行の上の方から記載します。

知っておきたい退職願のマナー

文章の書き方以外にも、退職願を用意する際におさえておきたいポイントがあります。
良い印象のままで会社を後にするためにも、以下のような点に注意しましょう。

白地の便箋を使用するのが一般的

退職願は縦書きが主流です。
横書きでも間違いではありませんが、いずれの場合でも一般には、A4あるいはB5サイズの白地の便箋を使用します。
手近にあるコピー用紙に手書きというようなことはやめてくださいね。

消せる筆記具は使用しない

最近では、PCで作成することをOKとする企業もあるようですが、退職願はまだまだ手書きが多いようです。

手書きの場合、黒いインクのボールペン、あるいは万年筆で書きます。
正式な書類として残るものですので、こすって消せるようなペンは使用しないのがマナーです。
修正テープなども使用しません。
誤字が怖いという方は、下書きをするなどして対処してください。

提出前にコピーをとる

退職願は、退職を願い出た日と「△月□日をもって退職する」という退職日の証明になります。
言った・言わないといった議論や思い違いを防ぐためにも有効です。
そのため、必ずコピーを取り、手元に保管するようにしましょう。

必ず封筒に入れて提出する

退職願を提出する場合は、封筒に入れて提出します。
一番おすすめなのは、白地で、枠線など何も書かれていない封筒。
中身が透けないように二重構造になっているものだとさらにいいですね。
これに対し、茶封筒は事務的な用途に使われるものですので、退職願には不向きです。

封筒のサイズについてですが、退職願を縦長の封筒に三つ折りにして入れるイメージで選びます。
A4の便箋なら長形3号の封筒、B5の便箋なら長形4号の封筒が適しています。

封筒の表には、「退職願」と記載し、封筒の裏面に所属と氏名を記載します。
封の糊付けはしてもしなくてもよいとされていますが、糊付けシールがある場合には封をするのがマナーです。

就業規則も必ず確認を

いかがでしたでしょうか。
退職願には企業独自のフォーマットがあるケースもあります。
まずは、就業規則を確認してみてください。
退職願だけでなく、退職に関する細かい定めについても就業規則には記載されていますので、参考になる部分があるかもしれません。
退職を決めたら、一度確認しておくのがおすすめです。

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