仕事に追われない仕事術!時間管理ちょっとしたコツ

仕事に追われない仕事術!時間管理ちょっとしたコツ
obpia30 / Pixabay

「仕事に追われているとき」と、「仕事を追っているとき」の違いを実感したことはありますか?

できれば仕事を追うスタンスで毎日の業務をこなしていきたいですよね。仕事を追うためには、効果的な時間管理を行うことがキーポイントになります。時間管理のための具体策を参考にしてみてください。

やることを全部把握する

やることはたくさんあっても、まずは「何をするか」を把握することが大切です。そのために、TODOリストなどを使っている人も多いのではないでしょうか。そこにもう少しだけ工夫を加えてみましょう。

小さく分ける

やることを小さく分けることからは色々な効果が得られます。なかなか進まないことや難しいと感じていることを簡単に捉えることができ、行動の負荷が小さくなります。

もうひとつは、小さく分けて物事に取り組んでいると、物事の進み具合を認識する頻度が高まります。バラバラのタスクを書き出すと、より流れが見えるので、現在地も認識しやすいでしょう。

そんなこと面倒!と思う人もいるかもしれませんが、物事をひとつずつこまめに把握することで、取り組む姿勢や気持ちに少なからずプラスのエネルギーを注ぐ効果があるのです。

ルーチン?頻出?単発?

毎日、毎月、必ず行うことってありますよね。その流れのほとんどは、決まっているものではないでしょうか。すべてがいわゆるルーチンワーク。自分の役割を3つに分け、それぞれの処理フローを明確に記録しておきましょう。分けることが、集中を生み出してくれます。毎日のことなら、考えることなく処理できるようにトコトン慣れて自動化しましょう。

一つ一つの所要時間

時間管理をしようと思ったら、整えておきたい前提事項があります。毎日、進捗管理やタスク管理を行っている人も、以下の点に気を配っているか確認してみましょう。いつものスケジュール管理や職場でのコミュニケーションにも違いが出てくるかもしれません。

自分の裁量を知ろう

ひとつひとつの仕事をする場合に、自分はどれくらいの時間が掛かるかを知っておくことがとても大切です。遅いか早いかを意識するあまりにこの点が抜けていると、業務の進行を難しくしてしまうことがあります。ひとつの仕事をする際の、いくつかの小さなステップの時間計測を一定期間行ってみましょう。自分が思っているより短い時間で片付くこと、反対に、実は長い時間が掛かっているものがあるかもしれません。アプリやスマホのストップウォッチ機能を使うと、簡単でいいですよ。

参考Clock it!

自分の捗る時間を知ろう

今、何時かな?終業時まであと何時間?取引先○社からの返事はまだかな?どうしよう!間に合わない!…など、集中を乱すことを考えずに、「仕事に集中している時間」はどの時間帯でしょう?

あくまでも傾向でいいのですが、自分の生産性の上がる時間を知っておくことで、仕事の生産性に大きな違いが出てきます。自分の集中力の高低は一日の中でバラつきがあると言われています。それが自然なことなのです。多くの人は朝に集中が捗ると感じているようです。果たしてあなたの最効率時間はどのあたりでしょう。この時間帯の数、仕事の質を考えたスケジューリングを行ってみてください。

業務の最適時間を知ろう

チームで仕事をしていると、共同作業や流れの一部を担うこともありますし、お客様とのやり取りも発生します。自分だけで進められない仕事については、それぞれの仕事や関わる人に対して、進めるのに最適なタイミングで行えるように設定してみましょう。

例えば、日中は外出していることがほとんどの営業担当との意思疎通は、必ず朝いちにするとか、このお客様への連絡は午後3時以降が掴まりやすいなどを把握することを心掛けます。ひとつひとつをルール化すると、関わっている相手にとっての準備や進行の助けにもなります。これらを自分時間で進めようとすると、無駄な時間と労力を使ってしまう確率を高めます。

時間の区切り方

忙しいとついつい休憩することを忘れてしまう人はいませんか?気持ちだけで頑張ろうとしても、私たちの脳や身体は確実に疲れます。このことを踏まえて、上手に疲れを回復させることが、仕事を進める上でも成果を上げる上でも有効になります。

また、時間制限を設けるという意味で、時間を区切りながら仕事をすると効率が上がります。どんな区切り方が得策なのかを見ていきましょう。

一日は5つに分けて

仕事のスケジュール管理をする際に、午前と午後に分けて考える人は多いかもしれませんね。ただ、就業時間内だけにすると、例外が発生することが多くなりませんか?

例えば、残業が入ったり、突発的な仕事に手間が掛かって半日を潰してしまったりというようなことです。

「朝の始まり時間」、「お昼前の午前中」、「午後の前半」、「午後の後半」、そして「就業時間後の数時間」の5つに分けてみてはいかがでしょうか。仕事のスタイルや業務の特質によって調節をしてみましょう。自分時間に区切りがあると、対応する効率も上がっていきます。できることやできないこと、突発的なことへのコントロールが容易になりますよ。

15分ひとコマの効果

大人の集中力は、平均して90分が限度と言われています。実際に、90分間、集中力を保つことは難しいと感じている人は多いのではないでしょうか。

15分程度の区切りで集中力の波は起きているのだそうです。1時間や30分で区切りを設定している人も、もっと短く、15分単位で区切ることを試してみてください。なぜなら、仕事の中には10~15分程度で片づけられることがたくさんあるからです。細かいタスクに落とし込んでいる人ほど、この15分効果は高いでしょう。

ちょっとした伝票やファイルの処理を1時間の中に組み込んでしまうと、本来15分で終われることにだらだらと時間を掛けてしまう可能性があるのです。また、15分間の集中力を効果的に使えば、できてしまうことは意外にも多いことにも気付けるでしょう。
15分で区切れば、60分~90分に一度の大切な休憩時間をとる目安にもできますよね。

参考Timerloop

時間管理で良質スパイラルを作り出そう!

「時は金なり」という格言があります。時間はお金では買えません。24時間を増やすことも減らすこともできませんが、どう使うかによって、仕事の生産性や成果の質だけでなく、ビジネスパーソンとしての人生が左右されると言っても過言ではないでしょう。

せっかくならいい時間を過ごしたいものです。そのためには、効率も集中も必要なのだと思います。毎日の業務に追われてしまうと、その時間の無さを憂うことが増えます。タイムマネジメントをしっかり行って良いスパイラルを生み出していきましょう!

 

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