同じ書類じゃないの?退職証明書と離職票の違いを知ろう

同じ書類じゃないの?退職証明書と離職票の違いを知ろう

企業で退職を迎えると、その後さまざまな手続きを行うことになります。
その際に提出が必要になる書類として「退職を証明する書類」を求められますが、どういったものが必要か、またどういった種類の書類があるのかご存知ですか。
今回は、退職証明を行うことが出来る書類について詳しく解説していきます。

退職後に証明書類が必要になった!

役所での手続きや転職先の企業などに退職に関する証明書類の提出を求められることがあります。
この場合、あなたはどんな書類を思い浮かべますか。
多くの人が「離職票」もしくは「退職証明書」を思い浮かべることだと思いますが、この2つの書類について詳しく知っていますか。

意外と知らない?離職票と退職証明書は別物なんです

実は、この「離職票」と「退職証明書」とは全くの別物なのです。
同じ意味を持つ書類だと思っている人も多いこの2つの書類なのですが、実は利用できる場面や機関が大きく異なっているのです。
この2つの書類は退職後に必要になる大切な書類ですので、違いをしっかりと把握するようにしましょう。

まずは2つの書類について知ろう

では、まずは「離職票」と「退職証明書」2つの書類について、それぞれの特性やその意味をご説明します。
退職を迎える方や退職した方は手元にある書類が一体どちらなのかをしっかりと理解しておきましょう。

離職票ってどういう書類?

離職票とは会社を退職した際に必ず発行される書類であり、正式名称は「雇用保険被保険者離職票」といいます。
記載内容としましては、簡潔な退職理由、給与、出社日などとなっており記載内容を選ぶことは出来ません。
また、離職票は国が発行を行う公文書として取扱いがなされます。
主に金銭面を含んだ手続きに使用する場合が多いのも特徴です。

退職証明書ってどういう書類?

一方退職証明書とは離職票と同じく退職を証明する書類ではありますが、企業が発行する書類となりますので公文書ではありません。
また、記載内容としては使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由となっていますが、どの内容を記載するかは退職者が選ぶことが出来るのが特徴で、決められた書式はありません。
主に新しい転職先に提出を求められる場面が多く、また離職票の代わりとして使用することもあります。

2つの書類の違いをしっかり把握しよう!

発行元や利用場面に違いがあるものの、「離職票」も「退職証明書」のどちらも退職を証明する書類であるということはわかりましたね。
では、具体的にこの2つの書類にはどういった違いがあるのでしょうか。
詳しく見ていきたいと思います。

発行者はどちらも退職した企業

どちらの書類も発行者は退職した企業となりますが、具体的に違うのは発行の手順となります。
離職票は退職者が失業給付を受け取る場合に、企業側の依頼を受けて国が作成と発行を行う公文書であるのに対し、退職証明書は退職者からの依頼を受け企業が直接作成と発行を行う文書となります。
その為、国が作成を行う離職票は退職者の手元に届くまでに時間を要しますが、退職証明書は早く入手することが出来るのも特徴と言えます。

退職証明書は発行時期に期限があります!

また、どちらの書類も発行の依頼から10日以内に発行手続きを行う必要がありますが、具体的な違いは発行時期に期限が設けられているか、いないかという点になります。
退職証明書には企業側に発行の期間が義務づけられており、期間は退職から2年間とされています。
その為、退職証明書が必要な場合は退職から2年以内に企業へ発行依頼を必要があり、この2年間の期間内であれば複数回再発行を依頼することも出来ます。
しかし、この2年の期間を過ぎると企業側で発行の義務が無くなりますので、退職証明書の発行を受けることは出来なくなってしまうのです。
一方離職票は、発行期間に期限が設けられていないため紛失した場合には再発行を依頼することが出来ます。

退職証明書に様式指定はありません

離職票は前述のとおり、国が発行を行う公文書であるため書式が統一されています。
一方退職証明書は企業ごとに発行を行う書類であるため、決められた書式はありません。
そのため、企業によっては退職証明書の書式を用意しておらず発行を行っていなかったり、退職者自身で退職証明書を用意するよう指示がある場合もあるのです。
その場合は、自身で必要箇所の記入を行い退職証明書を作成し、その書類を退職した企業へ確認してもらい捺印してもらうようにしましょう。

退職証明書は発行依頼が必要

離職票は公文書であるため、退職者全員に必ず発行される書類となります。
しかし、退職証明書は企業が作成を行う書類であり企業側に発行の義務はありません。
そのため、退職証明書が必要な場合には退職者自身が企業へ発行を依頼しておく必要があります。
退職証明書が必要になりそうな場合には、あらかじめ企業に書類の発行を依頼しておきましょう。
また、退職証明書の発行は退職日を迎える前であっても可能となっていますので、事前に発行依頼をしておくと便利です。

退職証明書は記載内容を選ぶことが出来る

また、離職票は公文書であるためその記載内容を変更することは出来ません。
しかし、退職証明書は前述のとおり書面に記載する内容を退職者自身で選んで作成並びに発行することが出来るのです。
さらに記載内容をアレンジすることも認められていますので、退職した企業側の承認があれば在職中の実績や評価などを追記してもらうことも出来るのが特徴です。
そのため、転職先に退職証明書の提出を行う事でアピールが出来る場合もあります。

大きな違いは必要になる場面です!

この2つの書類の大きな違いはそれぞれの書類を利用する場面となります。
離職票は主に失業給付金を受ける際や国民健康保険の手続きの際に提出を求められるなど、主に金銭にまつわる手続きの際に必要となる書類です。
一方で退職証明書は主に転職先の企業に提出を求められる場合が多く、主に履歴書や職務経歴書に偽りが無いかの確認や、退職理由を把握するために必要となる書類です。
また、離職票の到着が遅い場合などに離職票の代わりとして退職証明書の提示を求められる場合もあります。

2つの書類の用途はしっかり覚えておこう

それぞれの書類の違いや利用場面が分かりましたね。
これで必要な状況に応じた書類の使い分けが出来ることだと思います。
ですが、どちらの書類も給与や退職理由が記載された重要な書類であることに変りはありません。
そこで大切になるのが保管方法です。

用途を覚えて大切に保管をしておきましょう!

離職票は公文書であるため、発行手続きから実際に退職者の手元へ届くまでに時間が掛かってしまいますし、退職証明書は退職者からの依頼を受けて発行を行うため、どちらの書類も到着にはそれなりに時間を要します。
いざ手続きを行う時に必要な書類が手元にない、紛失でまた発行を依頼しないといけない、といったことが無いように書類は大切に保管するようにしましょう。
また、前述のとおり記載されている内容も重要なものばかりで大切な個人情報です。
情報の漏洩が無いためにも、保管方法を検討するようにしてください。

書類の知識をつけて手続きをスムーズに行おう!

いかがでしたか。
離職票と退職証明遺書を同じ書類だと思ったまま手続きに向かったものの、手続きを進めることが出来なかったなんてことにならないためにも、状況に応じて必要な書類が何なのかをしっかりと把握しておきましょう。
退職後の手続きはそれぞれ時間を要するものが多いものです。
手続きをスムーズに進めるためにも、退職書類についてしっかりと把握しておきましょう。

 

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